Personel Satgas Kamsel Lantas dibantu oleh personel Satgas Preventif melaksanakan pengaturan lalu lintas dan kendaraan tamu undangan di depan Hotel Pangeran Khar. Sementara itu, Satgas Preemtif melaksanakan pengamanan tertutup di dalam ruangan, dan personel Satgas Tindak melaksanakan pengamanan di luar gedung.
Rapat pleno ini dihadiri oleh unsur Forum Koordinasi Pimpinan Daerah (Forkopimda) Kaltara. Sebelum acara dimulai, personel Satgas Jibom melakukan sterilisasi tempat pelaksanaan rapat pleno. Setiap tamu undangan yang masuk ruangan juga diperiksa badan dan barang bawaannya oleh Subsatgas Sterilisasi.
